NOVICADEMY.PRO - Updates

Datenschutz & Impressum: Jetzt individuell anpassbar

NOVICADEMY unterstützt ab sofort das Hinterlegen einer individuellen Datenschutzerklärung sowie die Verlinkung eines eigenen Impressums – sichtbar für alle Nutzerinnen und Nutzer eures NOVICADEMY-Kontos. Damit lassen sich die gesetzlichen Informationspflichten gegenüber euren Nutzern direkt über die Plattform erfüllen.

Damit ihr nicht von vorne anfangen müsst, stellen wir abgestimmte Musterformulierungen bereit. Die Texte sind speziell auf die Verarbeitungstätigkeiten der NOVICADEMY zugeschnitten und bilden alle standardmäßigen Prozesse der Plattform bereits ab. Ihr müsst die Vorlage lediglich mit euren Unternehmensdaten vervollständigen. Eine abschließende Prüfung durch einen Datenschutzbeauftragten oder einen auf Datenschutzrecht spezialisierten Rechtsanwalt empfehlen wir natürlich ausdrücklich.

NOVICADEMY Update - Mehr Kontrolle, mehr Flexibilität, mehr Transparenz

Neue Optionen für Benutzer

Kurse selbstständig stornieren

Benutzer können ihre gebuchten Kurse nun optional selbst stornieren – schnell, unkompliziert und ohne Admin-Eingriff.

Token-User (Login ohne E-Mail)

Eine komplett neue Nutzerart: User ohne E-Mail-Adresse können sich jetzt mit einem automatisch generierten Token einloggen und Kurse absolvieren.

Zusätzlich möglich:

Token-User können jederzeit in reguläre E-Mail-Nutzer umgewandelt werden.

Verlängerung abgelaufener Einladungslinks

Neue Nutzer erhalten weiterhin eine Einladung per E-Mail mit zeitlich begrenztem Link.

Ist dieser abgelaufen, kann nun selbstständig eine neue Einladung mit neuer Gültigkeit angefordert werden.

Neue Funktionen für Administratoren

Stornierte Kurse endgültig löschen

Bereits stornierte Kurse können nun vollständig und dauerhaft entfernt werden.

Abschlussfrist mit festem Datum

Die Frist zur Kursbearbeitung kann jetzt mit einem konkreten Datum definiert werden – für maximale Planungssicherheit.

Benutzer endgültig löschen

Neben dem Archivieren können Benutzer nun vollständig aus dem System entfernt werden.

Bulk-Archivierung

Mehrere Benutzer können gleichzeitig archiviert werden – effizient und zeitsparend.

Neue Übersicht & Statistiken

Eine komplett neue Administrationsübersicht bietet:

• Ausführliche Statistiken nach Kursen und Nutzern

• Anzeige, welche Kurse von welchen Benutzern noch nicht belegt wurden

• Mehr Transparenz über Lernfortschritte

Aktivitätenprotokoll

Alle Systemaktivitäten werden nun protokolliert und nachvollziehbar angezeigt.

Neue Funktionen im Creator

Kurs-Versionierung

Kurse können jetzt Versionsnummern erhalten.

So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Version ein Benutzer abgeschlossen hat.

Verbesserungen im Multiple-Choice-Modul

Optional können nun die richtigen und falschen Antworten nach Abschluss angezeigt werden.

Optimierung beim Löschen von Creator-Kursen

Beim Löschen eines Kurses bleiben bestehende Belegungen optional erhalten.

Neue Belegungen sind danach jedoch nicht mehr möglich.

Credit-Nutzer (ab NOVICADEMY 100)

Neben regulären Abo-Nutzern können nun sogenannte Credit-Nutzer angelegt werden.

Diese:

• werden nicht auf das Abo-Paket angerechnet

• absolvieren einzelne Kurse

• zahlen pro Belegung mit Credits

Credits können auf das Konto geladen werden, bei jeder Kursbelegung wird automatisch ein entsprechender Betrag abgezogen.

Freischaltung erfolgt über: support_at_novicademy.pro

Verbesserte E-Mail-Kommunikation

Mehr Individualisierung für System-E-Mails:

• Anpassbarer Absendername

• Individueller Text oberhalb und unterhalb der E-Mail

• Frei definierbarer E-Mail-Betreff

So können wichtige Zusatzinformationen direkt in der Kommunikation ergänzt werden.

Quality-of-Life-Verbesserungen

• UI-Refresh mit Fokus auf mobile Nutzung

• Diverse Performance-Optimierungen

• Verbesserte Übersichtlichkeit für Nutzer und Administratoren

Neuer Kurs: Mobile Arbeit sicher gestalten

Homeoffice, Remote Work, Workation - moderne Arbeitsformen sind längst Teil des Alltags. Doch Datenschutz und IT-Sicherheit enden nicht an der Bürotür. Gerade beim Arbeiten zuhause, unterwegs im Café oder im Ausland entstehen neue Risiken: Geräte können verloren gehen oder gestohlen werden, öffentliche Netzwerke sind oft unsicher und vertrauliche Informationen lassen sich leicht von neugierigen Blicken oder Ohren abfangen.

In diesem Kurs lernst du, welche Gefahren im Homeoffice, unterwegs und im Ausland lauern, wie du sie erkennst und mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen du deine Daten zuverlässig schützt - bis hin zum richtigen Verhalten im Notfall.

Kursinhalt:

• Allgemeine Risiken und Grundvoraussetzungen für mobile Arbeit
• Sicheres Arbeiten im Homeoffice
• Sicheres Arbeiten im Café, Zug oder Co-Working-Space
• Besondere Herausforderungen beim Arbeiten im Ausland
• Notfallmaßnahmen bei Verlust oder Kompromittierung von Geräten

Gruppen und Kurse noch einfacher verwalten

• Automatische Kurseinladungen für bestehende Mitglieder
  In der Mitgliederverwaltung einer Gruppe kannst du nun mit wenigen Klicks alle vorhandenen Mitglieder zu den automatisch zugewiesenen Kursen der Gruppe einladen. Dazu wählst du einfach die gewünschten Mitglieder aus und wählst im unteren Aktions-Menü "Ausgewählte Benutzer zu automatischen Kursen einladen"

• Schneller filtern und einladen
  In der Kursverwaltung kannst du jetzt gezielt nach Mitgliedern mehrerer Gruppen filtern und diese direkt einladen – das spart Zeit bei der Kurspflege.

• Benutzer mehreren Gruppen zuweisen
  Bisher konntest du neue Mitglieder nur über die Gruppe hinzufügen. Jetzt geht es auch umgekehrt: Bei jedem Benutzer findest du einen neuen Reiter „Gruppen“. Darüber kannst du den Benutzer bequem mehreren Gruppen gleichzeitig zuweisen.

Mehr Kontrolle über E-Mail-Kommunikation und verbesserter Benutzerimport

Mehr Kontrolle über E-Mail-Kommunikation

Um die Verständlichkeit und Zustellbarkeit von E-Mails weiter zu verbessern, gibt es drei neue Funktionen:

• Absendername personalisiert: 
  Statt „NOVICADEMY.PRO“ wird nun Max Mustermann über NOVICADEMY.PRO als Absender angezeigt – basierend auf der in Administration → Einstellungen → Ansprechperson hinterlegten Person.
• E-Mail-Header & Footer einfügbar:
  Unter Administration → Einstellungen → Benachrichtigungen kannst du jetzt Texte für den Header und Footer jeder Mail definieren.
  Vorteil: Mehr Kontext für die Empfänger und reduzierte Spam-Wahrscheinlichkeit.
  Beispiel-Footer: "Du erhältst diese E-Mail, weil dein Unternehmen MUSTERFIRMA ein Konto bei der E-Learning-Plattform NOVICADEMY nutzt".

Verbesserter Benutzerimport

Der Importprozess wurde deutlich flexibler gestaltet:

• Individuelle Felder können jetzt direkt mit importiert werden.
• Neu: Du kannst jetzt beim Import wählen, ob automatisch vorbelegte Kurse direkt hinzugefügt werden sollen oder nicht.

Das erleichtert u. a. das gestaffelte Onboarding oder Test-Importszenarien.

Mehr Infos, mehr Möglichkeiten - neue Benutzerfelder & Exporte

Mehr Flexibilität bei der Benutzerverwaltung:

Ab sofort stehen dir 5 frei benennbare Zusatzfelder für Benutzer zur Verfügung – ideal für Infos wie Kostenstellen, interne Teams, den Standort des Benutzers, den verantwortlichen Betreuer oder andere individuelle Angaben.

Außerdem wurde der CSV-Export deutlich erweitert:

Jetzt kannst du noch umfassendere Daten zu Kursen und Benutzern exportieren – für mehr Übersicht und bessere Weiterverarbeitung.

Wiederherstellung archivierter Benutzer

Archivierte Benutzer werden automatisch aus dem Kontingent entfernt und ihre offenen Kurse storniert – in den meisten Fällen sinnvoll. Ab sofort kannst du archivierte Benutzer jedoch bei Bedarf wiederherstellen und ihnen erneut Zugriff gewähren. Ideal, wenn jemand unerwartet zurückkehrt oder versehentlich archiviert wurde.

Neuer Kurs Schutz vor MFA-Phishing ist online

Moderne Phishing-Angriffe sind heute so raffiniert, dass sie selbst die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) umgehen können - und genau das zeige ich dir in diesem Kurs. Du erfährst anhand einer realistischen Demo, wie sogenannte Reverse-Proxy-Angriffe funktionieren, bei denen Angreifer deine Zugangsdaten und Session-Tokens abfangen und sich unbemerkt Zugang zu deinem Konto verschaffen - trotz aktivierter MFA.

Du lernst verständlich erklärt, wie solche Angriffe ablaufen, woran du sie erkennst und mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen du dich und dein Unternehmen effektiv schützen kannst - von sicheren Logins über Passkeys bis hin zu FIDO2-Keys.

Kursinhalt:

• Wie funktioniert Multi-Faktor-Authentifizierung
• Wie funktioniert MFA-Phishing
• Schutzmechanismen gegen MFA-Angriffe
• Notfallplan bei Phishing-Angriffen

Verbesserung Login mit Microsoft-Konto (SSO)

Wir haben den Login mit dem Microsoft-Konto weiter verbessert. Ab sofort sind neue Funktionen möglich:

✅ Login nur noch mit Microsoft (SSO)
Wenn diese Option gewählt ist, kann kein Kennwort mehr gesetzt werden. Es ist nur noch der Login über ein Microsoft-Konto möglich

✅ Deaktivierung "Mein-Konto"
Optional kann der Bereich "Mein Konto" für alle Nutzer deaktiviert werden. So ist eine Anpassung der Daten durch die Nutzer nicht mehr möglich.

Die neuen Optionen findest du unter „Administration / Einstellungen“.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Einfachere Administration und Login mit Microsoft (SSO)

Heute dreht sich alles um den Login und die Einstellungen! Wir haben NOVICADEMY weiter verbessert, damit du und dein Team noch einfacher starten und NOVICADEMY verwalten könnt:

✅ Login mit Microsoft (SSO)
Melde dich jetzt ganz unkompliziert mit deinem Microsoft-Konto an – sicher, schnell und ohne separates Passwort. (Muss vom Administrator deines NOVICADEMY-Kontos freigegeben werden)

✅ Neuer Einstellungsbereich (für Administratoren)
Der komplette Bereich „Einstellungen“ wurde überarbeitet und in klare Kategorien unterteilt – für mehr Übersicht und einfachere Navigation.

✅ Dynamische Frist für Passwort-Setzung
Bislang hatten neue Benutzer 2 Tage Zeit, ihr Kennwort zu setzen – ab sofort können Administratoren diesen Zeitraum selbst bestimmen!

Die neuen Optionen findest du unter „Administration / Einstellungen“.

Viel Spaß beim Ausprobieren – und wie immer gilt:

Wir freuen uns auf dein Feedback!

Neues Update in NOVICADEMY - Verbesserte Videosteuerung & mehr!

Heute dreht sich alles um unsere Video-Inhalte! Wir haben NOVICADEMY weiter verbessert, um dein Lernerlebnis noch angenehmer zu gestalten:

✅ “10 Sekunden zurück”-Button in jedem Video
Springe schnell zu einer vorherigen Stelle zurück!

✅ Fortschrittsbalken nach vollständiger Wiedergabe
Wenn du ein Video bereits einmal komplett angesehen hast, wird der Fortschrittsbalken beim erneuten Abspielen sichtbar.

✅ Laufzeit-Anzeige
Am oberen Rand des Videos siehst du nun jederzeit, wie lange das Video noch läuft.

✅ Neuer Button nach Kursabschluss
Neben dem „Zertifikat“-Button gibt es jetzt auch einen „Zum Cockpit“-Button für eine schnellere Navigation.

Neue Einstellungen für Admins unter „Administration / Team / Einstellungen“:

• Option zur Änderung der Wiedergabegeschwindigkeit
  Nutzer können nun individuell festlegen, wie schnell Videos abgespielt werden.
• Fortschrittsbalken immer sichtbar
  Entscheide, ob der Fortschrittsbalken für alle Nutzer dauerhaft angezeigt werden soll.

Wir freuen uns auf dein Feedback und wünschen weiterhin viel Erfolg mit NOVICADEMY!

Neues Modul: PDF-Viewer für NOVICADEMY Creator!

Mit diesem Modul kannst du PDFs direkt in deinen Kursen anzeigen, ohne dass Lernende sie herunterladen müssen. Der integrierte PDF-Viewer sorgt für eine flüssige Darstellung und eine nahtlose Benutzererfahrung.

Was kann der PDF-Viewer?

• Zeigt PDFs direkt in der Kursansicht an
• Optimierte Darstellung für Desktop & Mobile
• Keine zusätzlichen Downloads nötig
• Perfekt für Handouts, Anleitungen & Dokumentationen

Wie verwendest du den neuen Modultyp?

Beim Erstellen eines Moduls einfach den Typ “PDF-Viewer” auswählen und eine PDF-Datei hochladen – fertig!

Probiere das neue Feature direkt in deinem Novicademy Creator aus und mache deine Schulungen noch interaktiver!

Automatische Kursbelegungen für neue Gruppenmitglieder

Kurz vor dem Weihnachtsurlaub gibt es nochmal ein paar tolle Updates:

• Automatische Kurse für neue Gruppenmitglieder: jetzt kannst du in Gruppen einstellen, welche Kurse neuen Gruppenmitgliedern automatisch zugewiesen werden sollen
• Import von Benutzern: statt deine Mitarbeiter manuelle anzulegen, kannst du sie nun bequem importieren
• Versandpause bei Statistiken, Einladungen von Benutzern & Einladungen zu Kursen: du möchtest den Versand von automatischen E-Mail-Benachrichtigungen pausieren? Jetzt kein Problem - einfach in den Einstellungen die Versandpause aktivieren.

Großartige News zum NOVICADEMY Creator!

Wir haben neue Features, die deine Arbeit noch effizienter machen:

• Module mit Kategorien verknüpfen: Ab sofort kannst du deine Module individuell mit Kategorien versehen. Erstelle eigene Modulkategorien und sorge so für mehr Struktur und Übersicht in deinen Kursen.
• Einfache Modulauswahl für Kurse: Die Verknüpfung von Modulen zu Kursen war noch nie so einfach! Wähle jetzt mehrere Module in einem Vorgang aus und spare wertvolle Zeit bei der Kurserstellung.

Diese Updates sollen dir helfen, deine Lerninhalte noch besser zu organisieren und schneller zusammenzustellen. Teste die neuen Funktionen und bringe deine Kurse auf das nächste Level!

NOVICADEMY Updates - Neue Funktionen und Verbesserungen

Wir haben spannende Neuerungen für dich! Hier ein Überblick über die neuesten Updates bei NOVICADEMY.PRO:

Neuer Benutzerstatus und Berechnung der aktiven Benutzer
Ab sofort kannst du Benutzer archivieren, ohne ihre Daten zu verlieren. Alle belegten Kurse und Teilnahmebescheinigungen bleiben als historische Daten erhalten. Der Clou: Archivierte Benutzer zählen nicht mehr gegen dein maximales Benutzerkontingent. Außerdem werden Benutzer, die sich selbst registrieren, erst dann als aktiv gezählt, wenn sie ihr Konto bestätigt haben.

Benutzergruppen
Du kannst jetzt individuelle Benutzergruppen anlegen und Benutzer mehreren Gruppen zuweisen um diese gruppenweise zu Kursen einladen. Dies erleichtert die Verwaltung deiner Benutzer und die Organisation von Kursen erheblich.

Neue E-Mail-Benachrichtigungen
Administratoren können sich nun auf Wunsch wöchentlich eine Übersicht aller offenen Kurse ihrer Benutzer per E-Mail zusenden lassen. Auch als Benutzer kannst du dir wöchentlich eine E-Mail mit der Übersicht über deine offenen Kurse schicken lassen. Zusätzlich haben wir einen Fehler behoben, der gelegentlich dazu führte, dass Kurseinladungen nicht korrekt verschickt wurden.

Deadlines für Kurse
Jetzt kannst du eine Deadline für die Kursdauer festlegen. So behältst du im Blick, bis wann ein Kurs abgeschlossen sein sollte.

Neue Kursmodule
Unsere Kurse sind jetzt noch flexibler: Wir können ab sofort Module mit Textbausteinen, Bildern oder interaktiven Lückentexten in unseren Kursen verwenden.

Eigene Kurse gestalten – der NOVICADEMY Creator
Mit unserem neuen NOVICADEMY Creator kannst du ganz einfach eigene Kurse erstellen. Du hast die Wahl aus einer Vielzahl von Modultypen, um spannende und interaktive Lerninhalte zu gestalten:

• Texte & Bilder
• Videos von Vimeo, YouTube und Microsoft Stream
• Lückentexte
• Multiple-Choice-Fragen

Ob Wissensvermittlung oder interaktive Übungen – der NOVICADEMY Creator bietet dir alles, was du für deine eigenen Kurse benötigst.

Verbesserungen in der Darstellung
Zusätzlich haben wir die Benutzeroberfläche weiter optimiert, um NOVICADEMY noch einfacher und intuitiver zu bedienen. Unsere Verbesserungen sorgen dafür, dass du dich besser zurechtfindest und schneller deine gewünschten Funktionen erreichst.

Verlängerte kostenfreie Testphase
Gute Neuigkeiten: Die kostenfreie Testphase wurde von 14 auf 30 Tage verlängert! Und nicht nur das – auch der NOVICADEMY Creator kann jetzt 30 Tage lang kostenfrei getestet werden. Probier es aus und entdecke, wie einfach es ist, eigene Kurse zu gestalten!

Wir hoffen, dir gefallen die neuen Features! Viel Spaß beim Ausprobieren und Gestalten deiner eigenen Kurse!

NOVICADEMY 2.0

Neue Benutzeroberfläche, jetzt auch für Unterwegs

Wir haben unsere Benutzeroberfläche komplett überarbeitet, damit sie nicht nur hübscher aussieht, sondern auch auf euren Mobilgeräten fantastisch funktioniert. Lernen im Bus? Kein Problem. Datenschutz beim Spazieren? Aber sicher doch!

Statistiken, die sogar Zahlenmuffel lieben werden

Mit unseren neuen, übersichtlichen Statistiken siehst du auf einen Blick, welche Kurse du schon gemeistert hast und wo du noch nachlegen kannst. Offene und abgeschlossene Kurse? Check. Motivation? Doppelter Check!

Aktuelle News und Podcasts – Bleib immer auf dem Laufenden

Unser neuer News-Bereich und die frisch gebackenen Podcast-Episoden halten dich über die neuesten Trends und Themen in Datenschutz und IT-Sicherheit auf dem Laufenden. Bildung, die ins Ohr geht!

Schulungsplan – Dein persönlicher Lernweg

Du wolltest schon immer einen maßgeschneiderten Plan für deine Lernreise? Voilà, mit NOVICADEMY.PRO kannst du nun deinen individuellen Schulungsplan erstellen. So behältst du deine Ziele immer im Blick und kannst effektiv und strukturiert lernen.

Wir sind mega aufgeregt, euch diese Neuerungen zu präsentieren und können es kaum erwarten, zu sehen, wie ihr sie nutzt. Also, erkundet die neuen Features und lasst uns gemeinsam die Welt der Datenschutz- und IT-Sicherheit erobern!

Happy Learning,
Dein NOVICADEMY.PRO-Team

NOVICADEMY 1.2.0

Fehlerbeseitigungen

• Bei der Einladung von Teilnehmern wurde die Buttonbeschriftung auf "Einladen" geändert (davor "Speichern")
• Nach dem Löschen eines Teilnehmers gelangt man nun zur Übersicht der Teilnehmer (nicht mehr zur Übersicht des Kurses)

Features

• Teilnehmer
  • Es wurde eine Zusammenfassung aller Teilnehmer mit den wichtigsten Kennzahlen ergänzt
  • Die Liste der Teilnehmer kann jetzt gefiltert und durchsucht werden
  • Es können nun alle Teilnehmerzertifikate gesammelt heruntergeladen werden
  • Es können nun Teilnehmer per CSV-Datei importiert werden